Entre los equipos de reproducción de documentos esta Dictáfono, computador, microfilm, maquina documental, FOTOCOPIADORA, IMPRESORA y SCANNER. Existen dos tipos de reproducción la reprografía y la xerografía.
Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
El control de documentos es como un sistema de gestión cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos.
En el año 2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la función archivística del Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen funciones públicas.
Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.
Los 10 beneficios de la gestión documental en las organizaciones
- Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
- Ahorro de Costes.
- Ahorro de Tiempo.
- Mejora del ROI.
- Homologación.
- Mejora en los procesos.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad.
- Reducción del riesgo profesional.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Los archivos custodian la memoria de cualquier organización. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable. Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
¿Qué es la Gestión Administrativa? Lo podemos definir como “un grupo social en el que, a través de la administración de capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de cada comunidad”.
Los objetivos de un SGD son los siguientes: Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
Cómo Archivar Documentos en una Empresa
- Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética.
- Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido.
- Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color.
DocuWare, el mejor software de gestión documentalEsto lo hace con tareas tan repetitivas como el procesamiento de las facturas o la gestión de contratos, tanto de personal como de otros proveedores. Asimismo, tenemos que destacar la importancia que tiene la protección de los datos.
Además de las facturas, también se pueden archivar en un sistema de gestión documental cualquier tipo de documento para el que necesite realizar un proceso en la empresa (como la aprobación del documento), los documentos de lo más variado pueden ser recetas, contratos, formularios, etc…
“Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
Pasos para implementar un sistema de gestión documental
- Entender las necesidades y los procesos. Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones.
- Usuarios.
- Metodologías de implantación.
- Automatiza y simplifica los procesos.
- Integración.
5 tipos de negocios que necesitan un sistema de gestión documental seguro
- Servicios de asistencia.
- Transporte y logística.
- Fabricantes.
- Negocios basados en el hogar.
- Construcción y automovilismo.
- Bufetes de abogados.
